不论是用笔还是用电脑撰写文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了内容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字处理软件撰写文章、专著，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，写作过程也难以顺畅，影响工作效率。本文拟就中文WORD 2000的格式化手段，作一个比较全面的叙述，希望可以给大家的工作带来些便利。

　　设置格式的快捷键
　　大家对于常见的字符格式，如加粗、斜体、下划线等一点也不陌生。但是，如果你不了解它们的快捷键，而是用鼠标点击工具栏按钮来设置的话，那么还是影响速度。花很少一点时间记住并熟悉它们的快捷键，肯定会给你的工作带来更多的便利：
加粗——“Ctrl ＋ B”——含义：B = Bold 粗体
斜体——“Ctrl ＋ I”——含义：I = Italic 斜体
下划线——“Ctrl ＋ U”——含义：U = Underline下划线

　　快速格式化文档
　　如果文档中有数个不相邻的部分需要有同样的格式，可以使用格式刷来完成它们的格式统一任务。相对于复制段落格式和字符格式，格式刷的使用办法略有不同。
　　1、复制段落格式时，首先为第一部分的段落设置好格式，然后在光标置于这一段的情况下用鼠标左键双击工具栏上的格式刷。之后鼠标指针上就多了个小刷子，在对应段落上选中并拖动格式刷，就可以把第一部分的格式给拷贝过去了。
　　2、如果是复制字符格式，则在设置好第一个字符格式后，选中这个字符，双击格式刷按钮，然后在其他需要拷贝格式的字符上单击格式刷即可。注意对于字符的解释，中文和英文略有不同。因为英文是天然分词的，所以，每点击一下，刷的是一个单词，而对于中文，WORD 2000具有一定的分词功能。比如用一个带有加粗格式的刷子在本句开始的“比如”一词中间单击，则这两个字都会被加粗。所以，在中文文档中使用格式刷的时候，可以使用拖动选择对象的方式，来增加应用格式的准确性。

　　格式刷的缺点
　　“格式刷真的是很方便！”相信你熟悉并掌握了它的使用技巧后，会由衷地感叹。但是我要指出的是，WORD的格式刷，和它的强劲的竞争对手WORDPerfect的类似按钮比起来，功能就略逊一筹了。在WORDPerfect中，如果你对对象A、B、C、D使用格式刷进行了设置，然而后来又对其中的对象B的格式进行了修正，那么，其余A、C、D的格式，也会随之改动。这个虽然是个很小的功能改进，但是却非常贴近用户的需要。因为使用格式刷的目的，就是使某些对象的格式做到统一。而如果一款软件能帮助用户照顾这些有内在格式联系的对象，就可以更大限度地解放用户，让他们有更多的时间，关注文档内容本身。

　　长篇文档格式的关键
　　编辑长篇文档，自然会牵涉到一套严密的文档体系。一方面，对于不同的标题，最好使用不同的字体、段落格式等区分开，另一方面，长篇文档前前后后的同样的标题，又应该保持格式的统一，不然，整个文档就会显得凌乱不堪。在初稿完成后对这样凌乱的文稿进行修改，无疑是令人头痛的事。比如我的一个朋友，曾对我抱怨说在她写论文的时候，一坐到电脑前，灵感就全没了，而她打字速度是很快的。我想到可能是由于她不懂得如何在Word里组织长篇文档，于是就告诉了她关于“样式”的一些事情。在初步掌握了样式之后，可以试试令人迷惑的“大纲”视图模式——结合样式的使用，在这种视图模式下组织长篇文档，真是方便极了！ 　　快速取消格式
　　了解了样式的基础知识之后，相信你会越来越自觉地去查看当前段落的样式。在Word 2000中，我们常用的正文样式有“正文”和“正文（首行缩进两字）”。后一种自然是为中国的用户专门设置的。可是，有时候，因为操作的关系，使得某个应用了“正文（首行缩进两字）”的段落的首行缩进消失了，而其余段落则正常——也就是说，样式被临时更改了。这时，若想取消某个段落临时附加的格式，你可以试试这组快捷键“Ctrl ＋ Q”。

　　格式化文本框
一、格式化文本框中的文本
　　文本框中的文本的格式化和普通文本并没有什么两样。但是，一些在整篇文档中不常用的格式，用在文本框中的文字上，却会起到不错的效果。文字方向就是一例。平常在文档正文中，我们最常用的是从左至右的横向文字，偶尔会用到从右至左的竖向文字。在文本框中，则可以根据需要选择更多的方向，见图1。

　　图1

二、格式化文本框本身
　　文本框被Word视为一个绘图对象，所以我们可以自由地设置它的边框、阴影、底纹等。设置文本框的这些属性的时候，可以使用绘图工具栏上的按钮。如图2所示，我们可以利用Word所给的绘图按钮，为文本框赋予非常丰富多彩的外观，包括阴影和三维等特性。需要注意的是，不知为什么，在Word中，本来似乎应该更强大的图文框，却不具备这种优势，无法享有同样的外观权利。

　　图2

　　除了使用绘图工具栏，我们还可以用鼠标右键单击文本框的边框，进入设置文本框格式对话框，进一步设置文本框的边框、底纹，以及版式等等。文本框的版式设置，对于整个文档的排版效果影响很大。默认的文本框版式是“浮于文字上方”，这样就可能会遮盖一部分文字。此时可以选择它版式中的环绕方式为“四周型”，则可使文字在文本框四周绕排。

　　格式化图片
　　在Word文档中插图是比较方便的。但是，插入的图片，未必完全符合我们的需要。此时，如果需要调节图片在文档中的效果，可以使用图片工具栏。这是一个在选中图片时自动弹出的浮动工具栏。图3解释了这个工具栏上每个按钮的含义。某些按钮，比如“图像控制”、“文字环绕”等，还包括一些具体选项，这些选项在单击按钮时会出现。应用举例：某一页面中插入一幅图，调节图片，使之色彩变得较淡，并衬在文字下方。

　　图3

　　具体步骤：
　　1、在菜单中选择“插入/图片/来自文件”，并在适当目录中选择需要插入的图片。
　　2、单击插入的图片，使Word弹出“图片”工具栏。
　　3、单击[图像控制]按钮，选择“水印”，此时图片的颜色变淡。
　　4、单击[文字环绕]按钮，选择“衬于文字下方”。
　　经过这四步，我们就可以完成插入图片、格式化图片、放置图片这三项任务，获得一个图文并茂的页面。